Neaizmirstamu biznesa pasākumu organizēšana

Tas, cik labi cilvēks atceras kādu pasākumu, iet roku rokā ar to, cik veiksmīgs tas ir. Kādu pasākumu cilvēks atceras labāk? Tādu, kas nav līdzīgs visiem iepriekšējiem, jo īpaši konkurentu rīkotajiem.

Plānošana

Unikāla pasākuma veidošana sākas plānošanas stadijā. Daži faktori, kas jāņem vērā, lai tas izdotos neparasts, ir:

• laiks un vieta,
• pārdomātas dāvanas,
• ēdienkarte,
• telpu izplānošana,
• cenas.

Pirms plānošanas ir ļoti vēlams noskaidrot sponsoru mērķus un sagaidāmo iznākumu. Iegūtā informācija jāliek pasākuma plānošanas pamatā.

Sponsori novērtē datus jeb mērāmus rezultātus, tāpēc laikus jādomā, kā tos vākt. Rezultāti ir veids, kā parādīt investīciju efektivitāti.

Protams, sponsori jāiesaista pasākuma plānošanā, lai cik mazs tas būtu.

Vieta un laiks

Laiks un vieta ir svarīgākais unikalitātes faktors. Unikāls tas ir ar to, ka neatspoguļo apmeklētāju ikdienas rutīnu. Tāpēc ir vērts aplūkot vietas tādā laikā, kad tās neapmeklē vairākums. Tas palielina ieņēmumus un pozitīvi maina viesu ikdienu.

Liela nozīme vietas izvēlei ir tam, no kurienes apmeklētāji ierodas, jo cilvēkiem ir svarīgi, cik maksā ceļš. Bieži vien unikālums saistās nevis ar skaistumu, bet tuvumu.

Līdz ar zaļās domāšanas uzplaukumu jālūkojas  uz vietām, kurās tas ir īpaši labi iestrādāts un redzams.

Dāvanas

Ja dāvina to, ko visi, tad tas slikti atsaucas uz zīmola tēlu. Ir jāpacenšas dāvanas izvēlēties tādas, kas cieši sasaucas ar pasākuma tēmu.

Ir jādāvina vai nu kaut kas paliekošs, kas kalpo ilgi un liek atcerēties par notikušo un attiecīgi par zīmolu, vai kaut kas videi draudzīgs, kas tiks izmantots ārpus pasākuma.

Interesanta ideja ir piedāvāt dalībniekiem izvēlēties, kādu promo dāvanu ņemt. Pēc viesu izvēles var secināt par viņu interesēm un izmantot šo informāciju veiksmīgas komunikācijas raisīšanai.

Ēdienkarte

Arī jautājumā par ēšanu ir vērts domāt pirmkārt par ilgtspēju un izvēlēties vietējos ražotājus un piegādātājus, it īpaši tādus, kas ražo ekoloģiski tīrus produktus.

Interesanta ideja ir piedāvāt apmeklētājiem gatavot pašiem, jo īpaši sadarbojoties, kas ļoti palīdz iepazīties un komunicēt.

Telpu plānošana

Ir lietas, kas iekaltas akmenī, piemēram, reģistrācijai jābūt pie ieejas. Taču viss pārējais var būt pilnīgi citādi. Ir labi izmantot pieejamās telpas radoši.

Cenas

Viena galējība ir piedāvāt pašu lētāko cenu. Tas padara pasākumu pieejamu lielākam skaitam gribētāju piedalīties.

Otra galējība ir augsta cena, kas norāda uz premium kvalitāti, saturu un vispār visu labāko. Slaveni runātāji, brenda dāvanas un ekskluzīvs materiāls to atsver.

Pirmais iespaids

Attiecībās pirmajam iespaidam ir liela nozīme. Sasveicināšanās veido šo pirmo iespaidu, un kas var būt labāks par pasākuma viesa uzrunāšanu vārdā!

Parasti viesiem izdala jau iepriekš sagatavotas vārdu kartes.

Garas rindas un nesaprotama reģistrēšanās sabojā pirmo iespaidu, tāpēc jādara viss, lai šādi procesi ritētu nevainojami ātri.

Apkārt redzamā informācija, tās noformējums un pasniegšanas veids arī veido pirmo iespaidu. Pasākuma noformējums satur ne tikai programmu, sponsorus un norādes, bet arī vienojošas tēmas un veido kopēju atmosfēru.

Ieejas grafiskajam noformējumam jābūt piesaistošam un aicinošam. Norādēm uz pasākumu jābūt iespējami tālu no ieejas, lai droši un nešaubīgi aizvestu apmeklētājus uz to, un tieši šīs norādes veido pirmo iespaidu.

Īpašu iespaidu rada pagaidu arka pirms ieejas. Tā ir skaidra un saprotama norāde, ka cilvēki ir ieradušies īstajā vietā un tiek gaidīti.

Labi organizētas telpas, pārdomāta, skaidra informācija runā par organizatoriem un zīmolu kopumā bez vārdiem. Nekas neatbaida vairāk par jušanos nekomfortabli. Apmeklētāji nedrīkst justies apmaldījušies un pazuduši. Norādēm ir jābūt pamanāmām un saprotamām pa gabalu.

Pirmo iespaidu veido arī uzaicinājumi, aptaujas, pasākuma vietne. Sponsoru uzstāšanās pirms pasākuma piedod tam lielāku vērtību un veido labāku iespaidu.

Saturs

Ir jāsaglabā līdzsvars starp izglītošanu un izklaidi. Tas nozīmē, ka:

• ir jāzina, kas ir klausītāji,
• ir rūpīgi jāizvēlas runātāji,
• ir jāiet kopsolī ar tendencēm.

Efektīvs un jēgpilns saturs liek novērtēt pasākumu no laba par izcilu un no izcila par atmiņā paliekošu.

Klausītāji

Vispirmām kārtām ir jāzina auditorijas vecums, pieredze, industrijas tendences un problēmas. Tas palīdz tēmu, runātāju, dāvanu un pasniegšanas veida izvēlē. Lai pateiktu cilvēkiem kaut ko noderīgu, ir jāzina, kas viņiem interesē.

Izpētei var izmantot sociālo tīklu un e-pasta aptaujas. Var pētīt industriju, lai noskaidrotu vispārīgas tendences un problēmas. Var noskaidrot, kur cilvēki meklē atbildes uz ikdienas jautājumiem. No tā var spriest, ko apmeklētāji sagaida no konferences un cik detalizētai un dziļai jābūt informācijai.

Kad ir noskaidrotas pasākuma tēmas, var sākt mārketinga darbības, lai skaidri un saprotami dotu par tām zināt iespējamajiem apmeklētājiem un tiem nebūtu speciāli jāmeklē un jāpēta.

Pasākuma laikā un pēc pasākuma vajag veikt tādas pašas aptaujas, lai uzzinātu, vai konference bija noderīga un kas jauns ir radies, ko ir vērts apspriest.

Runātāji

Pasākuma partneru un sponsoru runātāji tiešā veidā nosaka pasākuma lomu apmeklētāju acīs. Tie labi pārzina industriju un runā tādā pašā valodā kā viesi, tāpēc viņu teiktais tiek labi uztverts.

Profesionāli runātāji no citām nozarēm var sniegt svaigu skatu uz problēmām un risinājumiem.

Ir svarīgi uzsvērt runātāju profesionalitāti, pieredzi, autoritāti.

Iedvesmošana un izglītošana

Nevajag ļaut augstajiem runātāju tituliem apēnot sniegtās informācijas nozīmīgumu, jo tieši tā apmeklētājiem ir visvajadzīgākā.

Visoptimālākā izglītošanas un iedvesmas attiecība ir 3:1. 75% materiāla jābūt par to, kā risināt problēmas, 25% jāmudina iet un darīt. Tad klausītāji ne vien atradīs savu problēmu risinājumus, bet arī ieviesīs tos dzīvē.

Klausītāji kā runātāji

Ir svarīgi ne vien izvēlēties labākos industrijas speciālistus, kas uzstāsies. jo viņi nav vienīgie jēgpilnas gudrības paudēji, bet arī rīkot apaļos galdus apmeklētājiem savā starpā. Tas palīdz rosināt komunikāciju un celt pasākuma vērtību. Pētījumos noskaidrots, ka neliels skaits cilvēku rada saturīgākas diskusijas, kurās raisās labas idejas, un cilvēki tās atceras vislabāk.

Forumi interneta vietnē par sasāpējušajām tēmām palīdz sākt diskusijas jau pirms konferences.

Izklaide un meistarklases

No runām brīvajā laikā ir jābūt iespējai atpūsties, vēlams, ar pasākuma tēmu saistītās aktivitātēs, lai cilvēki var izkustēties un gūt kādu prieka momentu.

Ļoti efektīvi ir rīkot praktiskas meistarklases, jo īpaši kolektīvas, tā atkal mudinot komunicēt un iepazīties.

Bieži vien laba izklaide nozīmē lielas izmaksas, bet ir daudz veidu, kā tādu pašu prieku iegūt bez liela spiediena uz budžetu. Var iesaistīt sponsorus.

Izvēle

Apmeklētājiem ir jādod izvēles iespēja, lai pasākums paliktu labā atmiņā. Ja cilvēks var apvienot savas intereses ar plānotajām runām un atpūtu, tad ir laimīgs un pozitīvi atsaucas par konferenci, tās organizētājiem un zīmolu kopumā.

Ieraksts

Konferencē runātajam ir vērtība ilgi pēc tās beigām, tāpēc ieraksts sniedz ļoti daudz izmantošanas iespēju. Ieraksti kalpo zīmola reklāmai, nākamo pasākumu popularizēšanai un auditorijas ieinteresēšanai. Ir vēl daudz iespējamu mārketinga paņēmienu, kuros izmantot ierakstus.

Grafika

Lauvas tiesa pasākuma veiksmes ir atkarīga no grafiskā noformējuma. Labs grafiskais noformējums ir iespējams, ja:

• ir labi izpētīta pasākuma norises vieta,
• tiek izmantota visa atvēlētā telpa,
• tiek izmantots izcils dizains.

Neviens neaizliedz, tieši pretēji, noteikti ir jāvaicā telpu īpašniekiem, kā citi īrētāji un organizētāji ir iekārtojuši un dekorējuši vietu saviem pasākumiem.

Galvenais biznesa pasākuma noformējuma mērķis ir padarīt konferenci pieejamu un saprotamu apmeklētājiem. Tas nozīmē izmantot minimālistisku pieeju, jo ir pierādīts, ka tādi vizuālie materiāli, zīmes, norādes, informācijas pasliegšanas stils ir visefektīvākais. Apmeklētājiem var rasties nepareizs iespaids, ja tiek attēlots pārāk daudz vienuviet, ja teksts ir grūti lasāms, ja zīmola reklāma ir pārāk uzmācīga.

Papildu ierastajiem roll-up un cita veida baneriem un izkārtnēm atšķirīgu dizainu iegūst, izmantojot tos telpu elementus, kurus parasti neizmanto, piemēram, kolonnas, kāpņu pakāpienus, liftu durvis un kabīnes, tualešu spoguļus, atkritumu grozus, arkas, logus u.c. Telpās parasti ir daudz brīvu vietu, kuras var izmantot sava zīmola un sponsoru popularizēšanai.

Noformējuma stilam jābūt vienotam. Parasti par pamatu ņem zīmola stila grāmatu. Ja tādas nav, ir īstais laiks to izveidot, jo bez stila vienotības nav iespējams iegūt skaistu, vienotu, harmonisku, pārliecinošu un profesionālu noformējumu. Var sākt ar fontu daudzuma un krāsu skaita samazināšanu. Ir jādefinē, kā var tikt izmantots logo un cik daudz to drīkst mainīt.

Jāraugās, lai nebūtu pārāk daudz vizuālo materiālu vienuviet, piemēram, pie sienas, lai vienota izskata vietā nerastos juceklis. Ja cilvēkam ir jāaptver pārāk daudz informācijas, viņš jūtas izsists no līdzsvara.

Plakāts, kas sastāv no teksta un fotogrāfijām, šķiet lasāmāks, ja atrodas blakus vienkrāsainai zīmei ar minimālu daudzumu informācijas.

Lielisks un funkcionāls konferences zāles sadalīšanas paņēmiens ir galdi, kas pārklāti ar vienkrāsainu zīmola krāsas audumu un brenda logo.

Zīmju veidam, lielumam, informācijas apjomam ir jābūr saskaņotam ar vietu, kur tā atrodas.

Banera vai sienas uzlīmes lielums nosaka cilvēku daudzumu, kas var vienlaicīgi iepazīties ar informāciju uz tā. Drūzma pie maziem informācijas stendiem nav vēlama. Uz galda statīviem labāk izvietot lielu QR kodu, nevis informāciju mazā fontā.

QR kods ir vislabākais risinājums mainīgā pasākuma grafika pasniegšanai klausītājiem.

Nozīme ir milzīgam sagaidīšanas banerim vai sienas uzlīmei. Tas veido pirmo iespaidu.

Jo lielākas telpas, jo lielākas un pamanāmākas grīdas uzlīmes ir jāizmanto. Jāņem vērā arī tas, ka cilvēku var būt daudz, tāpēc norādes jāizvieto tā, lai tās redzētu pāri galvām.

Grafiskā noformējuma rozīnīte ir visu telpas arhitektūras elementu izmantošana. Tas rada sajūsmu apmeklētājos.

Kāpņu pakāpienu uzlīmes var izveidot tā, lai no attāluma tās izskatītos kā vienots attēls, piemēram, milzīga izmēra logo. Tāpat uz kāpņu pakāpieniem var izvietot zīmola pamatvērtības, iedvesmojošus citātus un saukļus, sponsoru nosaukumus un logo, bultas un norādes.

Vietās, kur apmeklētāji kaut ko gaida, ir vērts izvietot vairāk noderīgas nforācijas, ar kuru tie šajā laikā var iepazīties. Piemērs var būt liftu durvis gan ārpusē, gan iekšpusē. Liftu kabīnēs pie sienām var pielīmēt pasākuma plānu.

Uz kolonnām var uzlīmēt sponsoru attēlus, konferences pamattēmas, norādes vai skaistus citātus.

Neparasts risinājums ir uzkodu un našķu iesaiņojums konferences, pasākuma, zīmola krāsās ar atbilstošiem attēliem un uzrakstiem. Vai, piemēram, ledus kubiņi ar zīmola logo.

Ir jāatstāj vietas, kur parādīt sponsorus vislabākajā gaismā. Nepietiek tikai ar logo, vajag informēt auditoriju vairāk. Var uzstādīt interaktīvas zīmolu instalācijas. Var organizēt meistarklases un sesijas. Zīmola popularizēšana ir vairāk nekā tikai vizuāla parādīšana. Sponsori var organizēt transportu, saldējuma pārdošanu u.tml.

Kā saka, no acīm prom, no sirds ārā. Tas nozīmē, ka sponsoru vārdiem un nosaukumiem jābūt visur. Uz norādēm, spoguļiem un citur jāliek sponsoru vietņu un soctīklu QR kodi. Ja ir skatuve, noteikti jāizveido aizkars ar sponsoru logo. Ekrānos, protams, jāgriežas sponsoru reklāmām.

Savstarpēja komunikācija

Galvenais, kāpēc cilvēki dodas uz biznesa pasākumiem, ir iepazīšanās un komunikācija ar potenciāliem klientiem un partneriem. Tāpēc ir jābūt pietiekami daudz iespējām cilvēkiem mierīgi sarunāties divatā un lielākā pulkā.

Lai apmeklētājiem palielinātu komunikācijas iespējas, ir labi rīkot pasākumu kopā ar līdzīgu organizāciju.

Komunikācija sākas jau pirms pasākuma. Ir vērts rīkot aptaujas par potenciālo dalībnieku interesēm un centieniem, un kokteiļstundā pirms sākuma iepazīstināt līdzīgi domājošos.

Lai arī rindā stāvēšana var veicināt komunikāciju, aiz cieņas pret apmeklētājiem no tām ir jāizvairās. Stipri jāpārskata reģistrēšanās un cita veida datu vākšanas mehānismi, lai  tie ritētu pēc iespējas ātrāk.

Personalizācija

Nelieli pasākumi nozīmē, ka ir iespēja katram izsūtīt personisku ielūgumu, uzzināt tieši viņa vēlmes, intereses un risināmās problēmas, sagaidīt, uzrunājot vārdā, pasākuma laikā pasniegt personalizētu dāvanu, piemēram, pildspalvu ar iegravētu apmeklētāja vārdu, un pēc pasākuma personiski pateikties par piedalīšanos un nosūtīt papildu materiālus, saites uz ierakstiem u.c. Biznesa pasākums, kurā ikvienu uzņem personiski, paliek ļoti labā atmiņā.

Nobeigums

Unikālu iespēju piedāvāšana ir pasākuma veiksmes atslēga. Cilvēkiem ir svarīgi, lai viņu viedoklis un intereses būtu ņemtas vērā. Tādos pasākumos ļaudis noteikti turpinās piedalīties.