Uzlīmju lietošana kolektīvā darbā ar informāciju
Vai kādreiz, strādājot pie liela informācijas apjoma, esi saskāries ar situāciju, kad ir daudz jautājumu un viss materiāls šķiet izkaisīts un nesakarīgs? Vai esi pavadījis stundas vai dažreiz veselas dienas, domājot un strīdoties ar kolēģiem, meklējot jēgu vai risinājumu?
Parastās uzlīmes ir ideāls un vienkāršs rīks šādām situācijām, jo tām ir 3 unikālas priekšrocības:
- Uzlīmes ir ideālā izmēra, lai atbilstu vienai pilnīgai domai.
- Tās viegli pielīp pie gludas virsmas un var palikt tur diezgan ilgu laiku.
- Tās var viegli pārlīmēt no vietas uz vietu daudzas reizes.
Aplūkosim divus līmlapiņu izmantošanas variantus grupu darbā.
1. Izkliedētas informācijas apkopošana
Ir jāsaprot uzkrātie jautājumi, par kuriem nav sagrupētas informācijas: tā ir projekta dalībnieku galvās vai dažādās programmās un aplikācijās. Šī varianta mērķis ir apkopot izkliedētu informāciju.
Atrisināmo jautājumu piemēri:
- Kā palielināt klientu apmierinātību?
- Kā organizēt jaunu reklāmas kampaņu?
- Kāpēc lielākā daļa potenciālo darbinieku atsakās no darba piedāvājuma mūsu uzņēmumā?
- Kā palielināt projekta rentabilitāti par 10%?
Šādā situācijā pirmais, kas jādara, ir jāapkopo visa informācija un jāpieraksta tā vienuviet: iespējams, uz tāfeles vai papīra. Šim nolūkam ir ērti izmantot uzlīmes, jo pēc informācijas apkopošanas tā būs jāanalizē, jāgrupē, un uzlīmes šajā gadījumā var pārvietot daudzas reizes.
Noteikumi dalībniekiem:
- Vienā uzlīmē ir jāiekļauj tikai viena pilnīga doma.
- Informācijai uzlīmē jābūt skaidrai un lakoniskai.
Slikts piemērs: Daudz klientu sūdzību.
Labs piemērs: Daudzi klienti sūdzas par ilgu apkalpošanas laiku un lielu dokumentu skaitu.
Šīs iespējas priekšrocības:
1. Laika taupīšana. Visi dalībnieki uz uzlīmēm vienlaikus pieraksta, viņuprāt, nepieciešamo informāciju par apspriežamo jautājumu. Neviens dalībnieks negaida rindā, lai runātu.
2. Visu dalībnieku iesaistīšanās. Katrs dalībnieks var aizpildīt neierobežotu skaitu uzlīmju saskaņā ar noteikumiem. Piedalās visi. Nav tādu, kas klusi sēž kaktā un neko nedara.
3. Godīga spēle. Nav tādu, kas dominē un neļauj citiem dalībniekiem izteikties. Ikvienam ir vienādas tiesības un iespējas.
4. Anonimitāte. Uzlīmes var atstāt bez paraksta, lai informācija būtu objektīvāka, atklātāka un godīgāka.
Kā organizēt:
1. Definē mērķi un sagatavo sapulci. Šim pasākumam ir nepieciešams:
- pietiekami liela auditorija, lai uzņemtu visus dalībniekus,
- tāfele vai flipčarts,
- uzlīmes visiem dalībniekiem,
- pildspalvas.
2. Izveido radošu atmosfēru, sniedz ievadinformāciju par sapulces mērķi un izdala dalībniekiem līmlapiņas un pildspalvas. Šajā posmā var izmantot asociatīvus jautājumus, tā sauktos “garīgās aktivitātes stimulatorus”. Tie ir atsevišķi vārdi vai frāzes: “pievienot…”, “aizstāt…”, “mainīt secību…” utt.
Darba laikā jāievēro klusums. Nav laika ierobežojuma.
3. Kad visi dalībnieki ir pabeiguši rakstīt, uzlīmē stikerus redzamā vietā un dod laiku, lai visi dalībnieki varētu pārskatīt visu informāciju.
4. Saņemto informāciju var pierakstīt uz lapas, fiksēt elektroniskā formā, lai turpinātu darbu ar saņemto sarakstu. Bet labākais variants ir atstāt to uz tāfeles uz vairākām dienām ar iespēju visiem dalībniekiem pievienot jaunas idejas un informāciju. Pēc dažām dienām var atgriezties pie atjauninātā saraksta un turpināt darbu ar to.
2. Informācijas analizēšana
Šis variants tiek izmantots, ja nepieciešams analizēt informāciju un izveidot sarežģītas attiecības, kā arī risināt īpaši mulsinošas un pirmajā acu uzmetienā nesaprotamas problēmas. Šo opciju var izmantot radošajām sesijām, kad nepieciešams analizēt saņemto informāciju, piemēram, izmantojot iepriekš aprakstīto pirmo variantu.
Šī varianta mērķis ir parādīt sarežģītas attiecības starp informācijas elementiem.
Risināmo jautājumu piemēri:
- Kā samazināt klientu pieprasījumu apstrādes ātrumu.
- Izprast maksājumu termiņu pārkāpšanas iemeslu no klientu puses.
Šī varianta priekšrocības:
1. Uzlabo situācijas izpratni. Notikumu un faktu saistību analīze un noteikšana var palīdzēt atbildēt uz jautājumu: “Kāds ir patiesais konkrētās situācijas iemesls?”
2. Veido pamatu rīcības plāna veidošanai. Iegūtā informācija par sakarībām un patiesajiem problēmas cēloņiem palīdz noformulēt konkrētu rīcības plānu to novēršanai.
3. Var izmantot radošām, nestrukturētām sesijām.
Kā organizēt:
1. Definē mērķi un sagatavo sapulci.
2. Nosaka kartes veidošanas principus. Formulē jautājumus, kas palīdz noteikt vajadzīgās uzlīmes un attiecības starp tām.
3. Ņem vienu īpašas krāsas uzlīmi, kas apzīmē problēmas sakni, un novieto centrā. Dažkārt analīzes gaitā parādās vairākas galvenās problēmas, tāpēc jātur gatavībā vairākas šādas uzlīmes.
4. Identificē savstarpēji saistītas uzlīmes, secīgi uzdodot vienu un to pašu jautājumu. Lai atvieglotu lietošanu, novieto tās blakus. Šo darbību atkārto vairākas reizes, līdz tiek noskaidrotas visas attiecības.
5. Pievieno bultiņu uzlīmes, lai parādītu attiecības.
6. Pārbauda aizpildīto karti.
Kā redzams, uzlīmes ir ērts un pieejams rīks sarežģītu problēmu analīzei un risināšanai. Tās var izmantot gan darba un plānošanas sanāksmēs, gan organizatoriskās un stratēģiskās sesijās.
